Archiwizowanie dokumentów a bezpieczeństwo danych

Z MIASTA

materiał partnera
2023-09-21 13:48
404

Firmy z wielu branż przetwarzają wrażliwe dane, które nie powinny przedostać się do wiadomości niepowołanych osób. Przepisy prawa regulują czas i sposób ich przechowywania. W dobrze prosperujących przedsiębiorstwach ilość składowanych informacji jest znacząca. Nieprawidłowo prowadzone archiwum może być źródłem wielu problemów. Jeśli pracownicy zatrudnieni w Państwa firmie nie posiadają odpowiednich kwalifikacji w zakresie porządkowania akt, warto zastanowić się nad powierzeniem tego zadania profesjonalistom. Podobnie przechowywanie akt pozwala poza biurem może być dobrym sposobem na zwiększenie bezpieczeństwa informacji. 

Dlaczego warto postawić na archiwizowanie dokumentów?

Archiwizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie akt, w taki sposób, aby były łatwe do odszukania dla wszystkich pracowników. Możliwa jest samodzielna ich klasyfikacja, ale znacznie lepszą opcją jest zlecenie tego zadania firmie, która ma wypracowane odpowiednie procedury. Archiwizowanie dokumentów przez przeszkolone osoby pozwala na dokładne opracowanie i oznaczenie akt w sposób, który będzie czytelny również dla pracowników nieposiadających specjalistycznych kwalifikacji w tym zakresie. Usługi archiwizacyjne obejmują ponadto również typowanie dokumentacji przeznaczonej do usunięcia, oraz niszczenie jej zgodnie z normą DIN 66399. Możliwe jest również przekazanie do utylizacji elektronicznych nośników danych. Skorzystanie z profesjonalnej pomocy w tym zakresie pozwala na zaoszczędzenie czasu i energii. Dzięki temu łatwiej się także skupić na podstawowych czynnościach związanych z prowadzeniem biznesu. Digitalizacja akt zaś pozwala na odtworzenie ważnych informacji z dowolnego miejsca. W tym celu konieczne jest często ich skanowanie. Warto zdecydować się na skorzystanie z usług Ekoakta: archiwizowanie dokumentów z naszą firmą jest znacznym ułatwieniem w prowadzeniu firmy. Dzięki powierzeniu tego zadania wykwalifikowanym specjalistom zyskają Państwo pewność, że korzystanie ze zbiorów będzie łatwe i intuicyjne.

Zalety przechowywania akt

Nie tylko archiwizacja akt stanowi wsparcie dla przedsiębiorców. Także ich przechowywanie poza siedzibą firmy jest bardzo dużym ułatwieniem. Dokumenty składowane są w specjalnych, dobrze zabezpieczonych pomieszczeniach, w których stale kontrolowana jest temperatura i wilgotność powietrza. Dostęp do nich wymaga autoryzacji. Wszystkie pojazdy i osoby, które chcą się dostać do środka muszą pokonać specjalny system śluz. Obiekty są ponadto monitorowane przez kamery oraz zatrudnionych w tym celu ochroniarzy. Personel, który sprawuje pieczę nad archiwami odbywa regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa danych. Pracę w obiektach nadzoruje specjalny pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Zapoznaj się z ofertą Ekoakta: przechowywanie akt w dużych ilościach najlepiej zlecić zewnętrznej firmie. Można w ten sposób uniknąć wielu niepotrzebnych problemów oraz zoptymalizować część procesów przebiegających w firmie.